1. Inleiding en toepasselijkheid
Deze AVG-verklaring geeft uitleg over de bescherming van persoonsgegevens bij het gebruik van de website van Havrencetra.
Via havrencetra.com worden meubels en aanverwante woonartikelen aangeboden aan consumenten in Nederland.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in verband met het bezoeken van de website, het plaatsen van bestellingen of het opnemen van contact, zijn de toepasselijke regels voor gegevensbescherming van belang.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is rechtstreeks toepasselijke Europese wetgeving. De Nederlandse Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) bevat aanvullende nationale bepalingen.
De AVG kan ook van toepassing zijn op verwerkingen door partijen die buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd, bijvoorbeeld wanneer goederen of diensten worden aangeboden aan personen in de Europese Unie en de voorwaarden van artikel 3 AVG zijn vervuld.
Deze verklaring vormt een aanvulling op ons Privacybeleid en onze Cookieverklaring. Zij beschrijft de belangrijkste beginselen van gegevensbescherming, mogelijke verwerkingsactiviteiten en uw wettelijke rechten.
2. Beginselen van gegevensverwerking
Bij de verwerking van persoonsgegevens gelden de beginselen van artikel 5 AVG.
Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie
Persoonsgegevens moeten op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier worden verwerkt. U moet begrijpelijke informatie kunnen ontvangen over het gebruik van uw gegevens.
Doelbinding
Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Verdere verwerking moet verenigbaar zijn met de toepasselijke wettelijke voorwaarden.
Minimale gegevensverwerking
Er mogen niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Juistheid
Persoonsgegevens moeten juist zijn en, waar nodig, worden bijgewerkt. Onjuiste gegevens moeten worden gecorrigeerd of verwijderd wanneer dat wettelijk vereist is.
Opslagbeperking
Persoonsgegevens mogen niet langer in identificeerbare vorm worden bewaard dan noodzakelijk is, tenzij een toepasselijke wettelijke grondslag een langere bewaring toestaat of vereist.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Persoonsgegevens moeten worden beschermd met passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de risico's van de verwerking.
Verantwoordingsplicht
De verwerkingsverantwoordelijke moet kunnen aantonen dat de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming worden nageleefd.
3. Welke persoonsgegevens kunnen worden verwerkt?
Bij een online bestelling of bij contact met onze klantenservice kunnen persoonsgegevens nodig zijn om uw verzoek of bestelling te behandelen.
Afhankelijk van de gebruikte functies en de gegevens die u verstrekt, kan het onder meer gaan om:
- Naam en contactgegevens.
- E-mailadres en telefoonnummer.
- Factuur- en afleveradres.
- Bestelde producten en bestelgegevens.
- Betalingsstatus en noodzakelijke transactiegegevens.
- Informatie over verzending en aflevering.
- Correspondentie over bestellingen, vragen of klachten.
- Andere gegevens die u vrijwillig verstrekt en die noodzakelijk zijn voor de behandeling van uw verzoek.
Bij het bezoeken van een website kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adressen, browsergegevens, apparaatinformatie en gegevens die via cookies of vergelijkbare technologieën worden verkregen.
Welke technische gegevens daadwerkelijk worden verzameld, hangt af van de gebruikte websitefuncties en diensten.
De vermelding van een gegevenscategorie betekent niet dat alle genoemde gegevens in iedere situatie worden verzameld.
Deze verklaring houdt geen bevestiging in dat volledige betaalkaartgegevens rechtstreeks door ons worden opgeslagen.
4. Doeleinden en rechtsgrondslagen
Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat overeenkomstig artikel 6 AVG.
De toepasselijke rechtsgrond hangt af van het concrete verwerkingsdoel.
4.1 Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of voor stappen die op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst worden genomen, kan artikel 6, lid 1, onder b, AVG van toepassing zijn.
Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:
- Het verwerken van een bestelling.
- Het vastleggen van noodzakelijke bestelgegevens.
- Het organiseren van de levering.
- Het behandelen van verzoeken die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van een aankoopovereenkomst.
4.2 Wettelijke verplichtingen
Sommige persoonsgegevens moeten worden verwerkt of bewaard om aan toepasselijke wettelijke verplichtingen te voldoen.
Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op belastingadministratie, boekhoudkundige verplichtingen en bepaalde wettelijk vereiste transactieregistraties.
De rechtsgrond kan in dergelijke gevallen artikel 6, lid 1, onder c, AVG zijn.
4.3 Toestemming
Wanneer een verwerking op toestemming berust, moet deze toestemming voldoen aan de eisen van de AVG.
Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn voor niet-noodzakelijke cookies waarvoor voorafgaande toestemming vereist is of voor bepaalde vormen van elektronische marketing.
Toestemming moet vrijelijk worden gegeven, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.
U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking op basis van geldige toestemming hebben plaatsgevonden.
4.4 Gerechtvaardigd belang
Voor bepaalde verwerkingen kan artikel 6, lid 1, onder f, AVG van toepassing zijn, mits aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn voor passende maatregelen ter bescherming van websitefuncties, het voorkomen van misbruik of bepaalde noodzakelijke verbeteringen van de dienstverlening.
Daarbij moet worden beoordeeld of het betreffende belang noodzakelijk en gerechtvaardigd is en niet zwaarder wordt gewogen door uw belangen, rechten en vrijheden.
Een gerechtvaardigd belang vormt geen algemene vrijstelling van de toestemmingsregels voor cookies of elektronische marketing.
5. Delen van persoonsgegevens
Voor het verwerken van bestellingen en het aanbieden van online diensten kan het noodzakelijk zijn dat persoonsgegevens toegankelijk zijn voor betrokken dienstverleners.
Afhankelijk van de daadwerkelijk gebruikte diensten kunnen hierbij bijvoorbeeld de volgende categorieën ontvangers betrokken zijn:
- Betalingsdienstverleners.
- Vervoerders en bezorgdiensten.
- Websitehosting- en technische dienstverleners.
- Dienstverleners die ondersteuning bieden bij klantenservice.
- Andere partijen die noodzakelijk zijn voor een specifieke, rechtmatige verwerking.
- Bevoegde instanties wanneer verstrekking wettelijk vereist is.
Niet iedere genoemde categorie hoeft bij iedere bestelling of verwerking betrokken te zijn.
Persoonsgegevens mogen alleen worden gedeeld wanneer daarvoor een passende rechtsgrond bestaat en de verstrekking noodzakelijk en evenredig is.
Afhankelijk van de feitelijke rol van een betrokken partij kan deze optreden als verwerker, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer artikel 28 AVG van toepassing is, moet de samenwerking met een verwerker voldoen aan de daarvoor geldende contractuele en organisatorische vereisten.
6. Cookies en online tracking
Cookies en vergelijkbare technologieën kunnen worden gebruikt om websitefuncties te ondersteunen of informatie over het gebruik van een website te verwerken.
Bij het plaatsen of uitlezen van informatie op uw apparaat gelden de toepasselijke bepalingen van de Nederlandse Telecommunicatiewet.
Voor cookies waarvoor wettelijk voorafgaande toestemming vereist is, moet geldige toestemming worden verkregen voordat deze worden geplaatst of uitgelezen.
Voor bepaalde strikt noodzakelijke cookies en bepaalde analytische toepassingen met geen of geringe gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer kan onder de toepasselijke wettelijke voorwaarden een uitzondering gelden.
Het blijven gebruiken van de website, het sluiten van een cookiemelding of vooraf aangevinkte keuzes vormen geen geldige toestemming.
Wanneer toestemming vereist is, moet het mogelijk zijn deze op een toegankelijke manier te weigeren en later in te trekken.
Voor meer informatie over cookiecategorieën, toestemming en het beheren van cookies verwijzen wij u naar onze Cookieverklaring.
7. Bewaartermijnen van persoonsgegevens
Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een wettelijke verplichting of een andere geldige grondslag langere bewaring rechtvaardigt.
De bewaartermijn kan verschillen per categorie persoonsgegevens.
Bestelgegevens kunnen bijvoorbeeld langer moeten worden bewaard dan gegevens die uitsluitend nodig zijn voor een tijdelijk klantenserviceverzoek.
Voor bepaalde fiscale en administratieve gegevens geldt in Nederland doorgaans een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Afhankelijk van de aard van de gegevens en de toepasselijke regelgeving kunnen afwijkende termijnen gelden.
Dit betekent niet dat alle persoonsgegevens gedurende zeven jaar worden bewaard.
Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn en geen andere geldige grondslag voor bewaring bestaat, moeten zij overeenkomstig de toepasselijke regels worden verwijderd of geanonimiseerd.
8. Beveiliging van persoonsgegevens
Artikel 32 AVG vereist dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de risico's van de verwerking.
Daarbij moet onder meer rekening worden gehouden met de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking.
Passende beveiliging is bedoeld om risico's te beperken, waaronder ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of onrechtmatige verstrekking van persoonsgegevens.
Welke maatregelen noodzakelijk zijn, hangt af van de feitelijke gegevensverwerking en de bijbehorende risico's.
Geen enkele technische omgeving kan absolute veiligheid garanderen.
9. Uw rechten onder de AVG
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt, kunt u onder de toepasselijke voorwaarden van de AVG verschillende rechten uitoefenen.
Recht op inzage
U kunt verzoeken om bevestiging of persoonsgegevens van u worden verwerkt en, wanneer dat het geval is, om inzage in deze gegevens en relevante informatie over de verwerking.
Recht op rectificatie
U kunt verzoeken om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.
Recht op gegevenswissing
U kunt in de gevallen die de AVG voorschrijft verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens.
Dit recht is niet absoluut. Bepaalde gegevens kunnen bijvoorbeeld noodzakelijk blijven voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
Recht op beperking van de verwerking
Onder bepaalde voorwaarden kunt u verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u bepaalde persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen of laten overdragen.
Recht van bezwaar
U kunt onder de toepasselijke voorwaarden bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang.
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, heeft u het recht daartegen op ieder moment bezwaar te maken. Na een dergelijk bezwaar mogen de betreffende persoonsgegevens niet langer voor dat doel worden verwerkt.
Recht om toestemming in te trekken
Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze op ieder moment intrekken.
De intrekking heeft geen terugwerkende kracht ten aanzien van verwerkingen die eerder rechtmatig op toestemming waren gebaseerd.
Rechten bij geautomatiseerde besluitvorming
Artikel 22 AVG biedt onder bepaalde voorwaarden bescherming tegen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
Wanneer dergelijke besluitvorming daadwerkelijk wordt toegepast, gelden de relevante informatieverplichtingen en wettelijke waarborgen.
10. Uw rechten uitoefenen
Wilt u gebruikmaken van een van uw privacyrechten of heeft u vragen over uw persoonsgegevens?
U kunt uw verzoek indienen via:
E-mail: team@havrencetra.com
Vermeld bij voorkeur duidelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens uw verzoek betrekking heeft.
Wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is, kan aanvullende informatie worden gevraagd om uw identiteit te verifiëren.
Volgens artikel 12 AVG moet in beginsel binnen één maand na ontvangst van een verzoek worden gereageerd.
Wanneer dat noodzakelijk is vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd.
In dat geval moet u binnen de eerste maand worden geïnformeerd over de verlenging en de redenen daarvoor.
Het behandelen van een verzoek is in beginsel kosteloos. Alleen in de bijzondere gevallen waarin de AVG dat toestaat, kunnen redelijke kosten in rekening worden gebracht of kan een verzoek worden geweigerd.
11. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Bij de verwerking van persoonsgegevens kan sprake zijn van doorgifte aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Of dit gebeurt, hangt af van de daadwerkelijke gegevensstromen, de betrokken dienstverleners en hun locaties.
Het feit dat ons contactadres zich in Japan bevindt, betekent op zichzelf niet dat alle persoonsgegevens in Japan worden opgeslagen of daarnaartoe worden doorgegeven.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, moeten de toepasselijke voorwaarden van hoofdstuk V van de AVG worden nageleefd.
Afhankelijk van de omstandigheden kan een doorgifte plaatsvinden op basis van:
- Een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
- Passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen.
- Een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond, wanneer aan de betreffende voorwaarden is voldaan.
Voor doorgiften naar Japan moet worden beoordeeld of het toepasselijke adequaatheidsbesluit daadwerkelijk betrekking heeft op de betrokken ontvanger en verwerking.
Wanneer passende waarborgen worden gebruikt, moet de wettelijk vereiste informatie over die waarborgen beschikbaar zijn.
De feitelijke ontvangende landen, betrokken partijen en toepasselijke doorgiftemechanismen moeten worden vastgesteld aan de hand van de werkelijke gegevensverwerking.
12. EU-vertegenwoordiger en functionaris voor gegevensbescherming
EU-vertegenwoordiger
Artikel 27 AVG kan onder bepaalde omstandigheden vereisen dat een verwerkingsverantwoordelijke of verwerker die niet in de Europese Unie is gevestigd, een vertegenwoordiger binnen de Europese Unie aanwijst.
Of deze verplichting geldt, hangt onder meer af van de vestigingsplaats, de aard en omvang van de verwerking en de toepasselijke wettelijke uitzonderingen.
Wanneer een EU-vertegenwoordiger wettelijk verplicht is, moeten diens identiteit en contactgegevens overeenkomstig de AVG beschikbaar worden gesteld.
Functionaris voor gegevensbescherming
De AVG vereist in bepaalde situaties de aanwijzing van een functionaris voor gegevensbescherming.
Of deze verplichting geldt, moet worden beoordeeld op basis van de daadwerkelijke verwerkingsactiviteiten en de wettelijke criteria.
Een EU-vertegenwoordiger en een functionaris voor gegevensbescherming vervullen verschillende rollen.
Het algemene klantenserviceadres mag niet zonder meer worden beschouwd als de contactgegevens van een aangewezen EU-vertegenwoordiger of functionaris voor gegevensbescherming.
13. Datalekken
Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, moet worden beoordeeld welke verplichtingen op grond van de AVG van toepassing zijn.
Volgens artikel 33 AVG moet een meldingsplichtig datalek in beginsel zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur nadat de verwerkingsverantwoordelijke daarvan kennis heeft genomen aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit worden gemeld.
Een melding is niet vereist wanneer het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.
Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, kan artikel 34 AVG vereisen dat de betrokken personen zonder onredelijke vertraging worden geïnformeerd, behoudens toepasselijke uitzonderingen.
Niet ieder beveiligingsincident leidt automatisch tot dezelfde meldings- of kennisgevingsverplichtingen.
14. Klachten en toezichthouder
Heeft u vragen of zorgen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen via:
E-mail: team@havrencetra.com
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.
Voor consumenten in Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een relevante toezichthouder.
15. Wijzigingen in deze AVG-verklaring
Deze AVG-verklaring kan worden aangepast wanneer de toepasselijke wetgeving, websitefuncties of daadwerkelijke verwerking van persoonsgegevens veranderen.
Wanneer wijzigingen gevolgen hebben voor de informatie die op grond van de AVG moet worden verstrekt, moet daarover op passende wijze worden gecommuniceerd.
Als een nieuwe verwerking wettelijk toestemming vereist, moet deze toestemming worden verkregen voordat de betreffende verwerking plaatsvindt.
De toepasselijke versie van deze verklaring wordt via onze website beschikbaar gesteld.
16. Contactgegevens
Voor vragen over deze AVG-verklaring, de verwerking van persoonsgegevens of het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact met ons opnemen.
Websitenaam: Havrencetra
Website: havrencetra.com
Adres:
Marunouchi Trust Tower North, 4-6, Chiyoda-ku, Tokio, Japan
E-mail: team@havrencetra.com
Telefoon: +81 3-6854-7291
Klantenservice:
Maandag tot en met vrijdag, van 09.00 tot 18.00 uur (Nederlandse tijd).
Leveringsgebied: Heel Nederland.
Voor privacygerelateerde verzoeken kunt u bij voorkeur per e-mail contact met ons opnemen.